DMS | Dokumenten Management System
Die lange und möglicherweise vergebliche Suche einzelner Dokumente und Dateien ist sehr zeit- und kostenintensiv. Mit dem Modul DMS können Dokumenten Management und Workflow in C3 vollständig in die Warenwirtschaft und alle anderen Module integriert werden. Alle Dokumente, Dateien und Belege zu einem C3 Objekt wie Artikel, Werkzeug, Kunden oder Vorgang werden in C3 archiviert. Das gilt sowohl für interne Dokumente, wie z.B. eigene Word- und Excel-Dateien, Artikelbilder oder technische Zeichnungen und PDFs sowie auch für externe Belege wie z.B. eingescannte Rechnungen. Externe Dokumente, z.B. Rechnungen von Lieferanten oder technische Zeichnungen, können so elektronisch in der Datenbank archiviert und vollständig von C3 verwaltet werden. Das Dokument wird dabei direkt aus C3 eingescannt, ohne, dass ein weiteres Programm manuell geöffnet oder ein Dateiname vergeben werden muss. Damit steht das Original-Dokument jederzeit an jedem Arbeitsplatz per Mausklick zur Verfügung und kann bei Bedarf wieder ausgedruckt werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Alle Informationen zu z.B. Kunden, Artikel oder Materialien wie Bilder, PDFs, Produktionsdateien oder Datenblätter
- Kunden-Korrespondenz kann schnell und komfortabel erstellt werden und basiert auf einheitlichen Text-Vorlagen und Layouts
- Prepress- oder CAD-Daten sind auch für Sachbearbeiter bei Bedarf sichtbar
- Zentrale Datenbasis für verschiedene Produktionssoftware wie Maschinen-Einstellungen oder z.B. Druckbild-Inspektionssysteme verhindert die Mehrfach-Verwaltung von Daten
Unternehmensinterne Dokumente wie beispielsweise Angebote oder Lieferscheine lassen sich zu Vorgängen oder Projekten zusammenfassen, gemeinsam verwalten und z.B. als PDF archivieren. Bei Kunden und Lieferanten und weiteren C3 Objekten können beliebige Dokumente und Dateien hinterlegt werden. Durch die Definition von Vorlagen können Dokumenttypen wie z.B. "Werbeschreiben Erstkontakt" angelegt werden. Durch einen einfachen Klick wird das Dokument mit Adresse, Ansprechpartner und Briefanrede erzeugt, geöffnet und gespeichert. Es kann sofort ergänzt, gedruckt oder als PDF gespeichert werden. Die Dokumente werden von C3 organisiert und in der Datenbank oder als Verknüpfung gespeichert.
Ihren Artikeln, Aufträgen oder Vorgängen können Sie beliebige Dateiverweise, Bilder oder aus Vorlagen erzeugte Dokumente zuordnen. Die komplette Dateiverwaltung übernimmt dabei C3, die Dateien sind jedoch auch ohne C3 jederzeit zugänglich und werden automatisch "sprechend" organisiert. Zu ihren Artikeln oder Aufträgen können Sie so z.B. Prepress-Daten mit dem Lagerort der Druckformen, Job-Dateien für Fräsprogramme sowie z.B. Produktbilder, Scans oder Datenblätter von verwendeten Materialien hinterlegen. Alle Dateien können direkt über C3 aufgerufen werden - C3 stellt diese Dateien selbst dar oder startet automatisch die bei Ihnen verknüpfte Anwendung, also z.B. der CAD-Software beim Aufruf einer CAD-Datei. Alle Bilddateien können auf beliebigen C3 Dokumenten ausgegeben werden. Zum Beispiel können Sie Proof-Bilder auf Ihre Lieferscheine oder technische Zeichnungen auf den Arbeitspapieren für die Produktion mitdrucken.
Bilder als Dokumente
Bilder, technische Zeichnungen oder Eingangsrechnungen, die nicht elektronisch vorliegen, können zudem direkt aus C3 gescannt werden. Es muss dabei keine separate Software gestartet werden und das gescannte Dokument wird im C3 Dokumenten-Management weiterverarbeitet.
Weitere Funktionen im Überblick
- Word-Dokumente mit automatisch gefüllten Textmarken
- PDF-Archivierung und Versionierung von allen Dokumenten im Verkauf und Einkauf
- Verknüpft Original-Daten aus z.B. Prepress- oder CAD-Systemen
- Verwaltet JPG-Vorschaubilder und hochauflösende PDFs für das WebPortal
- Direktes Scannen von nicht-elektronischen Dokumenten